Gedragscode

Vastgesteld door de raad van toezicht en het bestuur op 25 februari 2013.

Stichting ALS Nederland Gedragscode Integriteit

M.b.t. relatiegeschenken, giften, invitaties, e.d. Geldend voor raad van toezicht, bestuur, werknemers en andere betrokkenen.

1 RELATIEGESCHENKEN, GIFTEN, INVITATIES E.D.

1.1 AANVAARDEN VAN RELATIEGESCHENKEN, INVITATIES, E.D.

Betrokkenen dienen te voorkomen dat ze in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging voor enige vorm van entertainment van een zakelijke relatie of (mogelijke) aspirant-relatie hun beslissingen kan beïnvloeden. Het is niet toegestaan dat ook maar de schijn van beïnvloedingsmogelijkheid wordt gewekt.

Daarom dient betrokkene voorzichtig en terughoudend om te gaan met het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen en deze te melden aan het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht. Pogingen van (aspirant) relaties tot oneigenlijke beïnvloeding dienen onmiddellijk te worden gemeld bij het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht.

1.2 NEVENFUNCTIES

1.2.1 Het is niet toegestaan, behoudens goedkeuring van het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht, nevenfuncties te vervullen bij bedrijven en instellingen waarmee de stichting zakelijke contacten heeft. Ook het aanvaarden van nevenfuncties bij andere bedrijven en instellingen is onderworpen aan de goedkeuring van het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht. Bij de afweging of goedkeuring zal worden verleend, zal als leidraad dienen of sprake is van nevenfuncties welke de schijn hebben of kunnen opwekken van een conflicterend belang met de functie van de betrokkene binnen de stichting.
1.2.2 Nevenfuncties, samenhangend met een investering of deelneming van de stichting waarin de betrokkene uit hoofde van zijn functie door het bestuur formeel is benoemd dan wel voorgedragen en waarbij volledig duidelijk is op grond waarvan betrokkene namens de stichting deze nevenfunctie vervult, vallen niet onder het hiervoor vermelde verbod.

1.3 FINANCIELE BELANGEN IN ZAKELIJKE RELATIES

Indien betrokkene aanmerkelijke financiële belangen heeft in een bedrijf of instelling, welke voorkomt op de lijst van bedrijven en instellingen waarmee de stichting zaken doet, of waarschijnlijk zal gaan doen, kan sprake zijn van een potentieel belangenconflict en daarom dienen deze belangen gemeld te worden bij het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht. In ieder geval wordt als aanmerkelijk financieel belang beschouwd een belang van 5% of meer.

1.4 FONDSLEVERANCIERS / AANNEMERS, E.D.

Gebruik voor privéwerkzaamheden van leveranciers, aannemers, makelaars in onroerend goed, onderhoudsdiensten en/of andere zakelijke dienstverleners waarmee de stichting, dan wel betrokkene ook zakelijke contacten onderhoudt is niet toegestaan, behoudens goedkeuring door het bestuur en de raad van toezicht. Het bestuur en de raad van toezicht zullen uitsluitend goedkeuring verlenen indien geen alternatieven mogelijk zijn en de werkzaamheden tegen marktconforme condities worden verricht, ten bewijze waarvan aan het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht een kopie van de offerte en de factuur dient te worden overgelegd.

1.5 STICHTINGSEIGENDOMMEN

Zonder voorafgaande toestemming van het bestuur en de raad van toezicht is gebruik van stichting eigendommen te eigen bate niet toegestaan. Voorbeelden hiervan zijn kantoorbenodigdheden, computers en computerprogramma’s. De intellectuele eigendom van specifieke, door de stichting ontwikkelde en niet openbaar gemaakte instrumenten of modellen dient overeenkomstig behandeld te worden. Gebruik voor eigen doeleinden of openbaarmaking ervan naar derden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het bestuur en de raad van toezicht.

1.6 WAARDE EN MELDING VAN RELATIEGESCHENKEN

1.6.1 Het in ontvangst nemen van relatiegeschenken, bijvoorbeeld ter gelegenheid van de jaarwisseling, dient beperkt te blijven tot kleine attenties die de commerciële waarde van ongeveer € 50,= niet te boven gaan.
1.6.2 De in de periode rond kerstmis en de jaarwisseling van zakelijke relaties ontvangen relatiegeschenken dienen te worden aangemeld bij het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht. Het bestuur en de raad van toezicht bepalen of relatiegeschenken dienen te worden ingeleverd, en zo ja op welke wijze distributie onder medewerkers plaatsvindt (distributie zou bijvoorbeeld kunnen plaatsvinden door middel van een verloting).

1.7 GEVEN VAN RELATIEGESCHENKEN

Relatiegeschenken worden nimmer gegeven, behalve voor zover de commerciële waarde de € 50,- niet te boven gaat.

1.8 ACCEPTATIE GIFTEN

1.8.1 Het is niet toegestaan om (anders dan namens de stichting conform haar doelstelling en dagelijks beleid) geld, goederen of diensten in welke vorm dan ook te accepteren van derden, behoudens het in de artikelen 1.6 en 1.9 bepaalde.
1.8.2 Melding van een dergelijk aanbod dient onmiddellijk plaats te vinden aan het bestuur en de voorzitter en secretaris van de raad van toezicht.
1.8.3 Voorbeelden hiervan zijn onder andere:
(i) reizen (vliegtickets, treinkaartjes, passagebiljetten voor reizen per schip, hotel-, appartement- of vakantieverblijf, huurauto’s);
(ii) kostenvergoedingen voor partners;
(iii) leveranties van goederen of diensten met ongebruikelijk hoge kortingen of tegen niet-marktconforme tarieven; en
(iv) leningen van zakelijke relaties.

1.9 UITNODIGINGEN

1.9.1 Uitnodigingen voor reizen, seminars, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of het buitenland worden slechts aanvaard na goedkeuring door het bestuur en de raad van toezicht. Voor reizen geldt bovendien dat het alleen om groepsreizen mag gaan.
1.9.2 Meereizen van partners is niet toegestaan, tenzij het doel van de reis dat vraagt en ook andere deelnemers partners kunnen meenemen.
1.9.3 Teneinde de onafhankelijkheid ten opzichte van derden te waarborgen zijn de reis- en overnachtingkosten steeds voor rekening van de stichting.

2 ONDERTEKENING, SANCTIES, BEKENDHEID

2.1 ONDERTEKENING

Ieder die wordt benoemd tot lid van het bestuur, lid van de raad van toezicht, werknemer of door het bestuur en de raad van toezicht wordt aangewezen als direct bij de stichting betrokkene, dient een verklaring van naleving van deze Gedragscode te ondertekenen.

2.2 SANCTIES

2.2.1 Indien de betrokkene de regels zoals neergelegd in deze Gedragscode overtreedt, zijn verschillende sancties mogelijk, afhankelijk van de ernst van de overtreding.
2.2.2 Sancties kunnen variëren van een waarschuwing tot ontheffing van het lidmaatschap van het bestuur of de raad van toezicht of ontslag, onverlet een eventuele eis tot schadevergoeding of aangifte bij de justitiële autoriteiten, indien daartoe termen aanwezig zijn.

2.3 BEKENDHEID BIJ ZAKELIJKE RELATIES EN WEDERPARTIJEN

2.3.1 Deze Gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van de leden van het bestuur en de raad van toezicht en de werknemers en andere betrokkenen van de stichting in hun contacten met zakelijke relaties en wederpartijen.
2.3.2 Het wordt dan ook aanbevolen deze Gedragscode aan alle zakelijke relaties en wederpartijen, zowel bestaande als nieuwe, ter beschikking te stellen, door plaatsing op de website en/of toezending, opdat alle betrokkenen, zowel binnen de eigen organisatie, als bij de organisaties waarmee men zaken doet, kunnen vaststellen wat wel en niet is toegestaan.1